Em nossa jornada como desenvolvedores de soluções para o mercado de Saúde e Segurança do Trabalho, sobretudo para consultas, controle e gestão de EPI, ouvimos inúmeras vezes dúvidas como: A assinatura eletrônica ou digital tem validade jurídica?

Para responder isso, vamos primeiro esclarecer de forma objetiva, qual a diferença entre assinatura eletrônica e Assinatura digital.

• Assinatura Eletrônica de EPI - assinatura eletrônica: segundo Art.3º inciso II, os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei.

  • Esta assinatura é realizada por meio de dispositivos como celulares, tablets e mesas eletrônicas onde o usuário por meio de um comando que pode ser a reprodução de uma assinatura, uso de uma senha, reconhecimento por face ID (Reconhecimento Facial) ou a captura da digital, realiza a assinatura.

• Assinatura  Digital de EPI  - De acordo com a Lei nº 14.063/2020, a assinatura eletrônica é qualquer tipo de validação de documentos por meios eletrônicos. Quando a validação ocorre por meio de certificados digitais, temos as assinaturas digitais. Este processo se dá por meio do qual o usuário utiliza-se de um Software para inserção da sua assinatura ou senha, e o mesmo é autenticado por organismo certificador ou pelo ICP - Infraestrutura de Chaves Públicas do Governo.

Nota
 

I - Certificado digital: atestado eletrônico que associa os dados de validação da assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica;

II - Certificado digital ICP-Brasil: certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente

O motivo da divergência é proveniente do questionamento dos departamentos jurídicos de algumas empresas, que afirmam que para ser uma assinatura autêntica, é necessário haver validação por meio de um mecanismo de autenticação, como o ICP ou um organismo certificador. Os profissionais defendem que assinaturas feitas sem o ICP por exemplo, podem ser fraudadas, mas a dúvida que fica é. As assinaturas físicas em uma ficha de papel, também não podem?

Desta forma, a seguir vamos ESCLARECER o porquê de que tanto as assinaturas eletrônicas quanto as digitais terem embasamento técnico para serem validadas pelos tribunais.

1 - Segundo a portaria MTE Nº 2.175 de Julho de 2022 que aprovou a nova redação da NR 6, item 6.5.1 Item d) "registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico".

Consideração: Se a adoção do sistema eletrônico é regulamentado, é plausível que a coleta dos registros dos colaboradores possa ser realizada por meio de dispositivos eletrônicos e digitais, como assinaturas por exemplo. Do contrário, a própria norma registraria a impossibilidade.

2 - A Portaria 211 de 11 de Abril de 2019, Dispõe sobre a assinatura e a guarda eletrônica dos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho, os documentos apontados pela norma são: PCMSO, PGR, PPR, ASO, AET e PRR. Desconfigurando a exigência de que nas fichas de EPI, seja necessário utilizar o ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas) para certificar uma assinatura digital na ficha de EPI.

Nota: Quando falamos em ICP, imagine uma situação, onde determinada empresa com diversos empregados, precisa não somente de colher uma assinatura eletrônica do colaborador como também validá-la no ICP…não somente tornaria inviável pois aumentaria em muito o tempo, como também descaracterizaria as fichas físicas, já que elas não apresentam nenhuma validação de um órgão público ou certificador da sua assinatura. 

3 - Para reforçar a tese de que assinaturas eletrônicas são válidas e aceitas pelos tribunais de todas as esferas, citamos também a Portaria MTE Nº 107 de 25 de Agosto de 2015, que alterou o Item 6.6.1 parágrafo "h" da NR 6 permitindo então, registrar a entrega do EPI ao colaborador por meio de Livros, Fichas ou Sistemas Eletrônicos. E que por consequência, chancela também as assinaturas eletrônicas.

4 - É necessário registrar ainda que, para aqueles em que restam dúvidas, convidamos a refletir sobre o fato de que: se há questionamentos a respeito da possibilidade de fraude em fichas de EPI assinadas eletronicamente, nas fichas de EPI de papel, essa possibilidade é ainda maior já que, ainda são seguidas de um possível extravio, rasura, e vulnerável a fraudes.

IMPORTANTE: Em casos onde há questionamentos de natureza jurídica a respeito das assinaturas, pode entrar no circuito um profissional grafotécnico, especialista em detectar fraudes em assinaturas sejam elas físicas, digitais ou eletrônicas, a seguir a conclusão.

Os registros oficiais de entrega de EPI por meio de assinaturas sejam elas digitais, biométricas ou eletrônicas como é o caso do BuscaEPI.com, tem embasamento técnico jurídico legal como exposto acima, ainda assim, é necessário ressaltar que a maior parte das autuações, não conformidades e processos trabalhistas envolvendo Equipamento de Proteção individual, estão relacionados principalmente a Prazo de Substituição Equivocado, Falta de registro dos EPI`s no PGR, Fichas Rasuradas. 

Portanto, o meio de confirmação do registro de recebimento de um EPI somente será alvo de uma ação, se outras determinações básicas não forem cumpridas. 

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