A gestão de equipamentos de proteção individual (EPIs) é um aspecto fundamental para garantir a segurança dos colaboradores em ambientes de trabalho. A adoção de tecnologias é indispensável para reduzir a necessidade de intervenção humana e minimizar as possibilidades de erros na gestão de EPIs, possibilitando que os gestores se dediquem a atividades mais estratégicas.   

A automação da gestão de EPIs também pode contribuir para a redução de custos relacionados a passivos trabalhistas. Isso ocorre por meio de diversos mecanismos proporcionados pelos sistemas de gestão que visam garantir o cumprimento da legislação e das normas regulamentadoras.

Confira a seguir os 7 principais desafios da gestão de EPIs e como a tecnologia pode solucionar cada um deles:

1. Registro e controle de fichas de EPI

Desafio: A entrega de EPIs por meio de fichas de papel apresenta um dos principais desafios na gestão: a dificuldade de manter a organização e o controle eficientes. Fichas de papel podem ser rasuradas, perdidas ou mal administradas. Isso aumenta consideravelmente o risco de descumprir os prazos de substituição dos equipamentos, o que pode acarretar em processos trabalhistas.

Solução: Adotar a utilização de fichas de EPI digitais e garantir que os documentos sejam assinados corretamente, seja por assinatura digitalizada ou por biometria, além de estarem seguros e disponíveis a qualquer momento. Com todas as informações centralizadas em um único lugar, você terá praticidade e otimização de tempo na rotina de trabalho.

2. Preenchimento da tabela S-2240 do e-Social

Desafio: O objetivo desse evento é permitir o registro das condições ambientais de trabalho pelo declarante, fornecendo informações sobre as condições de prestação de serviços pelo trabalhador. Além disso, é utilizado para reportar a exposição aos fatores de risco e o desempenho das atividades.

Este registro é fundamental para manter a conformidade com as obrigações legais da empresa, mitigar dificuldades na gestão de riscos ocupacionais e reduzir custos com passivos trabalhistas.

Solução: Com um software que apoie a gestão de EPIs, você poderá enviar e controlar os registros de EPI para o evento S-2240 com facilidade, garantindo o cumprimento dessa exigência.

3. Controle das trocas de EPI dos colaboradores

Desafio: Garantir a entrega e substituição dos EPIs aos colaboradores no momento certo é primordial para reduzir a probabilidade de um trabalhador executar uma atividade sem a proteção devida e evitar desperdícios com compras inadequadas.  Quando essa garantia não está assegurada, sua empresa pode sofrer penalidades administrativas e ter que responder judicialmente caso um de seus funcionários solicite compensação por ter a sua saúde comprometida pelo fornecimento inadequado dos EPIs 

Solução: Com uma plataforma de gestão de EPIs completa, os gestores podem ter acesso a relatórios personalizados de consumo e movimentação dos equipamentos. Com um sistema inteligente, tanto gestores quanto colaboradores receberão alertas de trocas de EPI necessárias para garantir a segurança dos funcionários e o cumprimento da NR 06.

4. Gerenciamento dos CAs dos EPIs

Desafio: O Certificado de Aprovação (CA) é um documento emitido pelo órgão de segurança e saúde do trabalhador para avaliar e manter o padrão de qualidade dos equipamentos de proteção. Seguindo as diretrizes da NR-06, é obrigatório que todos os EPIs sejam utilizados somente quando possuírem a marcação do CA.

Solução: Com o suporte de uma plataforma de gestão de EPIs, é possível controlar os certificados de aprovação a partir de informações disponibilizadas diretamente pelo Ministério do Trabalho. Com a possibilidade de gerenciar a validade e o armazenamento dos EPIs de acordo com a data de vencimento do EPI e do CA, sua empresa garante o cumprimento dessa norma, evitando eventuais penalidades ocasionadas pelo uso de equipamentos inadequados.

Confira os recursos e soluções disponíveis no BuscaEPI que podem transformar a gestão de EPIs e SST da sua empresa:

5. Altos gastos com a compra e consumo de EPI

Desafio: A gestão de compras e suprimentos para a área de Segurança e Saúde no Trabalho desempenha um papel fundamental na saúde financeira da sua empresa. Ao realizar a compra dos EPIs de forma planejada e realizar substituições em tempo hábil, você obtém maior controle de custos e minimiza o impacto financeiro decorrente de multas.

Solução: Ao empregar um software para gestão e controle de EPIs, sua empresa poderá analisar os custos e gastos facilmente por meio de relatórios de consumo personalizados por EPI, setor, função e GHE. Com isso, sua empresa ganha previsibilidade financeira para a compra de equipamentos e pode identificar quais funções e setores demandam mais investimentos e redução de custos.

6. Problemas com furos no estoque de EPI e paralisação de atividades

Desafio: O controle de estoque dos EPIs é importante para gerenciar a quantidade, o consumo e os custos dos equipamentos utilizados pelos trabalhadores em situações de risco para evitar acidentes, prejuízos financeiros e produtivos.

Solução: Adotar procedimentos ágeis e efetivos para o controle de estoque de EPIs é essencial para a tomada de decisão dos profissionais de SST. Ao acompanhar os indicadores de estoque com facilidade, sua gestão será mais eficiente, resultando em redução de tempo, custos e desperdícios no almoxarifado.

A automação do Controle de Estoque, integrada ao processo de Controle e Entrega de EPIs, elimina falhas humanas no preenchimento de planilhas, possibilita o gerenciamento das fichas dos trabalhadores e o cálculo preciso da quantidade de EPIs necessária para um determinado período, função, setor ou GHE. Assim, você poderá agir rapidamente para evitar a paralisação das atividades da sua empresa.

7. Falta de controle dos registros de entregas de EPI nas diferentes filiais de uma empresa

Desafio: A gestão manual com informações descentralizadas é um dos principais fatores que ocasionam atrasos, furos e inconsistências no fluxo de aquisição e distribuição de EPIs nas empresas. A dificuldade de controle de EPIs em diferentes filiais gera impactos negativos na gestão e na produtividade, além de penalidades administrativas e financeiras.

Solução: Algumas tecnologias disponíveis para o gerenciamento e controle de EPIs disponibilizam dashboards e filtros de análise personalizados que permitem um alto grau de controle para a gestão de indicadores de EPI em tempo real. Desta forma, os processos de controle da sua empresa deixam de ser onerosos e tornam-se mais assertivos, ágeis e eficientes.

Como implementar estas soluções e transformar a sua gestão de EPIs?

O BuscaEPI é a mais completa plataforma digital automatizada para o controle de estoque e entrega de EPI do Brasil. Desenvolvida para centralizar todas as informações necessárias para a sua gestão em um único lugar, o BuscaEPI tem o objetivo de gerar praticidade, redução de custos e otimizar o tempo dedicado à gestão de EPIs e eventos da SST.

Hoje, centenas de empresas obtêm mais produtividade, segurança jurídica e redução de custos com equipamentos de proteção individual e passivos trabalhistas utilizando o BuscaEPI.

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